Ensi vuonna Kela tietää reaaliajassa, paljonko tienaat – tulorekisterin valmistelu loppusuoralla

Kauan odotettu tulorekisteri otetaan käyttöön ensi vuoden alusta. Tulorekisteriin ilmoitetaan kaikki maksetut palkat ja jatkossa myös etuudet ja eläkkeet. Keväästä lähtien kansallisen tulorekisterin perustamishanke on testannut tiedon tuottajien, palkka- ja matkahallintaohjelmistojen toimittajien ja tiedon käyttäjäorganisaatioiden kanssa uuden rekisterin toimivuutta. Tulorekisteriyksikön johtaja Terhi Holmström Verohallinnosta vakuuttaa aikataulun pitävän.

– Ollaan ihan aikataulussa.

Kaikki ei ole valmista

Etuusjohtaja Anne Neimala Kelasta puolestaan sanoo, että kaikki ei todellakaan ole vielä valmista, mutta Kelassa on luja luottamus siihen, että kaikki on valmista vuodenvaihteessa.

– Töitä tehdään vielä, mutta kovasti tähdätään vuoden vaihteen käyttöönottoon.

Kelassa on kuitenkin varauduttu siihen, että kaikki ei toimi vielä 1.1.2019. Siksi Kelassa jatketaan entistä käytäntöä vuoden vaihteen jälkeenkin. On tärkeää, että kaikki työnantajat ovat tietoisia siitä, että palkat pitää ilmoittaa tulorekisteriin.

Liitteitä pyydetään alussa

– Meidän täytyy varmistaa, että etuusratkaisut tehdään oikein ja oikeilla tiedoilla. Me emme vielä tammikuussa ohjeista asiakkaita, ettei heidän tarvitse toimittaa palkkalaskelmia ja muita todistuksia. Niitä pyydetään edelleen. Toki toivomme, että niitä joudutaan pyytämään vain parilta kuukaudelta.

Neimalan mukaan varmistusjärjestelmä toimii tarvittaessa usean kuukauden ajan. Jos asiakas jättäisi toimittamatta tarvittavat tiedot ja tulorekisteri ei toimisi, asiakkaan etuusasiaa ei pystyttäisi ratkaisemaan.

Kela ryhtyy tiedottaman aktiivisesti tulorekisteristä vasta sen jälkeen, kun kaikki sujuu hyvin.

Odotukset korkealla

Neimala kertoo, että Kelassa odotetaan kovasti tulorekisteriä, mutta alussa sitä ei vielä pystytä hyödyntämään täysipainoisesti.

– Kokonaisia työvaiheita jää tulevaisuudessa pois ja se mahdollistaa automatisoinnin kehittämisen erityisesti niissä tilanteissa, joissa työnantaja hakee etuuksia, mutta se vaati vielä järjestelmämuutoksia.

Neimalan mukaan tammikuun tiedot ovat hyödynnettävissä pääosin vasta helmikuussa ja joidenkin etuuksien, kuten sairaus- ja vanhempainpäivärahan, myöntämiseen vaikuttavat pitkän aikavälin tulot.

Asiakkaiden ei tarvitse enää toimittaa erikseen palkkalaskelmiaan Kelaan, sillä palkkatiedot saadaan suoraan tulorekisteristä. Valtaosa Kelan maksamista etuuksista on tuloharkintaisia, eli niiden myöntäminen tai määrä riippuu asiakkaan ajankohtaisista tuloista.

Pääomatulot puuttuvat

Tulorekisteri koskee ensimmäisessä vaiheessa palkkatuloja, mutta etuuksiin vaikuttaa monia muitakin asioita, jotka henkilön pitää toimittaa Kelaan.

– Pääomatulo vaikuttaa aika monessa etuudessa tarveharkintaan, niitä ei saada, joten niitä saatetaan kysyä.

Neimala toivoo, että pääomatulot saataisiin rekisteriin, mutta se edellyttää muutosta rekisterin tietosisältöön. Se helpottaisi Kelan toimintaa.

Tiedon logistiikkaa

Holmström kuvaa uudistusta tiedon logistiikaksi, sillä tiedot jaetaan tulorekisteristä reaaliaikaisesti tiedonsaantioikeuksien mukaisesti esimerkiksi Kelalle ja työeläkevakuuttajille heidän päätöstensä ja asiakasprosessiensa tarpeisiin. Jatkossa työnantajien ja palkansaajien ei tarvitse etsiä ja toimittaa erilaisia tuloselvityksiä esimerkiksi etuushakemuksiin, kun palkkatiedot ovat etuuskäsittelijällä sähköisesti saatavilla tulorekisteristä.

– Ajatuksena on se, että yksi ilmoitus yhteen paikkaan riittää ja laissa säädetyt tietojen käyttäjät saavat tiedot maksetuista suorituksista tulorekisteristä, silloin kun niitä omassa toiminnassaan tarvitsevat.

Auttaa 250 000 yritystä

Holmström pitää uudistuksen suurimpana etuna sitä, että se keventää noin 250 000 yrityksen hallinnollista taakkaa yksinkertaistamalla työnantajien palkkoihin liittyviä ilmoitusmenettelyjä viranomaisille ja muille tahoille. Palkkatiedot ilmoitetaan tulorekisteriin heti maksutapahtuman yhteydessä.

– Työantajan pitää ilmoittaa viiden päivän kuluessa tiedot tulorekisteriin. Ilmoittaminen on mahdollista nyt automatisoida niin, että tiedot välittyvät palkanmaksusta suoraan tulorekisteriin. Se on yksi iso asia ja reaaliaikaisen tiedon saatavuus, ensin palkoista ja sitten etuuksista, Holmström sanoo ja jatkaa.

–  Nykyinen palkkojen vuosi-ilmoittamiseen liittyvä tammikuun ruuhka helpottuu, kun palkat ilmoitetaan reaaliaikaisesti. Myös ilmoittamisessa tapahtuneet virheet löytyvät nopeammin, kun eri organisaatiot hyödyntävät tulotietoja.

Palkanlaskenta muuttuu

Johtava asiantuntija Eija Männistö Taloushallintoliitosta kuvaa tulorekisteriä valtavasi hankkeeksi, joka aiheuttaa laajan muutoksen koko palkanlaskennan alalle. Siihen valmistautuminen on teettänyt valtavasti töitä ja loppuvuosi ennen vuodenvaihdetta tulee olemaan hyvin työteliäs, kun ohjelmia päivitetään ja työprosessit muuttuvat.

– Koko ilmoitusmenettely muuttuu. Nyt tehdään vuosi-ilmoituksia, mutta jatkossa jokaisen palkanmaksun jälkeen tehdään ilmoitus tulorekisteriin, jonka jälkeen tulorekisteri välittää tiedot eri käyttäjille kuten verottajalle ja työeläkevakuutusyhtiöihin.

Männistön mukaan palkanlaskentaa tekevillä tilitoimistoilla on erilaiset valmiudet valmistautua muutoksen. Hän huomauttaa, että tulorekisteristä on puhuttu jo pitkään aikaa, mutta laki asiasta saatiin vasta alkuvuonna. Palkkaohjelmien päivityksiä julkaistaan vielä syksyn aikana, joten käytännössä muutostyöt voidaan tehdä vasta nyt.

– Ohjelmistotalot ovat ensisijaisen tärkeässä asemassa. Niiden on täytynyt tehdä muutokset ohjelmistoihin, jotta tulorekisterin vaatimukset saadaan hoidettua.

– Eikö se ole aina vaihtoehtona, Männistö vastaa kysymykseen, voivatko tekniset vaikeudet aiheuttaa ongelmia vuodenvaihteessa.

Ammattitaito korostuu

Männistön mukaan ongelmatilanteissa pienet yritykset ja tilitoimistot voivat käyttää ilmoittamiseen vaihtoehtoisia kanavia, ellei ohjelmasta tietojen ilmoittaminen suoraan tulorekisteriin onnistu. Ne voivat toimittaa ohjelmasta ladattavan tiedoston tai täyttää manuaalisesti verkossa olevan lomakkeen ja toimittaa näin palkkailmoitukset tulorekisteriin.

– Toivottavasti kukaan ei joudu turvautumaan manuaaliseen tapaan.

Männistö kertoo, että käyttöönottovaiheessa tilitoimistojen työmäärä on suuri, mutta jatkossa hallinnollisen taakan pitäisi keventyä tältä osin, mikä on uudistuksen yksi päätarkoitus.

– Palkanlaskentaa tekevien ihmisten ammattitaito korostuu, jotta tehtävät ilmoitukset ovat oikein ja ajantasaisia.

– Jatkossa jokaisella tulonsaajalla on mahdollista saada reaaliaikainen näkymä omiin tietoihinsa tulorekisteriin. Nyt hän joutuu odottamaan veroehdotusta tai työeläkeotetta.

Männistön mukaan tulosaaja pääsee tulorekisteriin omilla pankkitunnuksilla, mobiilivarmenteella tai kansallisella henkilökortilla.

Kaksi vaihetta

Kansallisen tulorekisterin perustamishanke (KATRE) on yksi nykyisen hallituksen julkisten palvelujen digitalisoinnin kärkihankkeista.

Tulorekisteri otetaan käyttöön vaiheittain: 1.1.2019: palkkatiedot ja 1.1.2020: etuus- ja eläketiedot.

Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin koskee kaikkia palkkojen ja etuuksien maksajia ilman siirtymäaikoja. Tulorekisterin ensisijaisena tavoitteena on vähentää yritysten hallinnollista taakkaa yksinkertaistamalla palkan maksamiseen liittyviä ilmoittamis- ja raportointimenettelyjä.

Tällä hetkellä työnantajien on ilmoitettava tiedot maksamistaan palkoista monelle eri taholle erilaisissa teknisissä muodoissa ja eri tahdissa kulkevien aikataulujen mukaan. Jatkossa työnantaja ilmoittaa tiedot keskitettyyn tulorekisteriin vain yhden kerran palkanmaksun yhteydessä. Palkkatietojen moninkertainen raportointivelvollisuus poistuu, ja tiedon välityksen määrä sekä manuaaliset työvaiheet vähenevät. Hankkeen yleisestä ohjauksesta vastaa valtiovarainministeriö ja käytännön toteutuksesta Verohallinto.

Tämä sisältö on vain tilaajille.

Tilaa Keskisuomalainen VerkkoPlus 1 kk / 9,90 €

Tilaa tästä!

Jos olet jo tilaaja, .