Viranomainen vastaa asiakirjatiedoista

Mielipidekirjoituksessa ”Julkisen ja yksityisen törmäys” (KSML 22.3.) Matti Vesa Volanen nosti keskusteltavaksi, mitä tapahtuu demokraattiselle, avoimuudelle ja läpinäkyvyydelle silloin, kun julkinen ja yksityinen tai julkinen ja kolmas sektori rakentavat yhteistä toiminnallista rajapintaa.

Volasen mukaan ”Jos joku on kuvitellut, että julkinen byrokratia on ensisijainen ongelmamme, erehtyy. Se on avointa ja läpinäkyvää – ja on siten korjattavissa. Yksityinen byrokratia on moninkertaista ja salaista. Sen virheet korjaa markkinaoikeus – jälkikäteen, jos ehtii.”

Keskisuomalaisen pääkirjoitus ”Julkisuusperiaate tuotava uusiin sote-yhtiöihin” (KSML 9.4.) jatkaa tätä samaa teemaa. Se tarkastelee niitä avoimuuteen ja läpinäkyvyyteen liittyviä haasteita, joita seuraa kun viranomainen hankkii palveluja joko yhtiöittämällä omia julkisia palveluntuotantojaan tai hankkii ne yksityiseltä sektorilta.

Pääkirjoituksen mukaan ”myöskään poliitikot eivät pysty ilman julkisuusperiaatetta seuraamaan julkisten yhtiöiden toimintaa kyllin tarkoin. Yhtiöityksen jälkeen esimerkiksi johdon palkat helposti pompsahtavat uusille tasoille ja toimintaan tulee uudenlaisia kulueriä. (..) Jos julkisuusvelvoitetta ei ole, se voi myös luoda edellytyksiä korruptiolle.”

”Julkisia palveluja tuottavien yhtiöiden päätöksenteon, toiminnan ja kulurakenteen pitää olla julkisesti seurattavissa. Vain näin turvataan yhteiskunnan intressi eli kulukuri, päätöksenteon avoimuus ja toki myös hyvät palvelut”, kirjoitus vaatii ja peräänkuuluttaa julkisuusperiaatteen ulottamista julkisten palvelujen yrityksiin. Mitä tämä tarkoittaa käytännössä?

Kysymys on tiedon – ennen kaikkea asiakirjallisen tiedon omistajuudesta. Kun yksityinen palveluntuottaja tuottaa palveluja viranomaisen lukuun, tässä toiminnossa syntyvät asiakirjalliset tiedot, niiden formaatista tai esitystavasta riippumatta, ovat aina viranomaisen omaisuutta.

Viranomainen on arkistonmuodostajana näistä tiedoista viime kädessä vastuussa. Olen kuullut kuitenkin usein sanottavan, että palvelusopimuksia laadittaessa tiedon omistajuuteen liittyvät kysymykset ohitetaan kun on niin paljon muuta tärkeämpää. Miksi? Mitä tapahtuu ja mitkä ovat seuraukset, jos jokin keskeinen tieto puuttuu viranomaiselta?

Asiakirjallisen tiedon omistajuus ja vastuut sekä tietojen säilyttämiseen liittyvät käytänteet (esim. säilytysaika, tallennusformaatti) tulee määritellä selkeästi palvelusopimuksissa, ja sopimusten noudattamista tulee myös valvoa. Laadukas asiakirjahallinta, joka huomioi myös riskienhallinnan näkökulman, on yksi keino toteuttaa läpinäkyvää ja avointa hallintoa.

Se edellyttää sen ymmärtämistä ja hyväksymistä, että asiakirjahallinnalla on yhä oma tärkeä asemansa ja paikkansa tässä digitaalisessa yhteiskunnassa – vaikka niin monet haluaisivat jo korvata käsitteen jotenkin trendikkäämmin.

Tuija Kautto

yliopisto-opettaja, asiakirjahallinta

Informaatiotieteiden yksikkö

Tampereen yliopisto

Mitä tunnetta artikkeli sinussa herättää? Ilmaisemalla tunteesi näet toisten reaktiot.

Uusimmat

Mielipidekirjoitus

Mäntykankaan portilla. Kuva: Maila Pirkkalainen

Pensasmustikan ilotulitus. Kuva: Irma Lahtela

Varisevat lehdet. Kuva: Olli Oksanen

Lyhyet

Vastuullista talouspolitiikkaa?

Oma koti on elämän perusta

Vauhdikas inkluusio?

Louhunsalmi Säynätsalossa. Kuva: Leena Lätti

Lyhyet

”Potilas ensin” on Sairaala Novan suunnittelun periaate

KSML.fi:n uutiskirje

Tilaa KSML.fi:n uutiskirje. Saat joka iltapäivä viisi juttua, jotka ainakin kannattaa lukea. Tilaus on maksuton.