Työelämä on muuttunut sinne tänne sinkoiluksi – näillä vinkeillä vältät kaaoksen ja hallitset aikaasi paremmin

Töissä on kiire. Sinkoilet sinne tänne, vastaat meileihin, välillä puhelimeen, pyörähdät kolmessa palaverissa, kirjoitat, suunnittelet, kollega pyytää apua johonkin tehtävään, syödäkin pitäisi ehtiä...Kuulostaako tutulta? Et ole yksin. Nykypäivänä monen työpäivä on samalla tavalla sirpaleinen.

Osittain voi syyttää tässä ajassa vallitsevaa hektistä työkulttuuria työpaikoilla ja yhteiskunnassa. Osin on kyse ajanhallinnan puutteesta.

 

Työtä tehdään eri tavalla kuin ennen. Oli aika, jolloin tutkija teki töitä yksin kammiossaan tai yhden avustajan kanssa. Nyt ihmiset tekevät eri palikoita samaan työhön kovien tehokkuus- ja tulospaineiden puristuksessa, sanoo Työterveyslaitoksen vanhempi asiantuntija Minna Toivanen.

– Harva tekee työtä yksin. Etenkin nykypäivän asiantuntijatyössä työntekijä on sidoksissa moniin muihin, työkavereiden, asiakkaiden ja yhteiskunnan aikatauluihin, Toivanen sanoo.

Ajanhallinnan kompastuskivet voivat liittyä kestoon, tempoon ja ajoitukseen. Digimaailma on luonut oman nopean tahtinsa, ja ihmisiltä edellytetään nopeaa reagointia.

– Jos työpäivä venyy paljon, työtä voi yksinkertaisesti olla liikaa työaikaan nähden. Jos tehtäviä on paljon ja koko ajan kiire, työpäivästä tulee sirpaleinen ja kaaosmainen, Toivanen tiivistää.

 

Miten aikaa voi hallita?

Ensin pitää olla selkeä, kirkas fokus, mitä työ sisältää ja mitä tehtäviin kuuluu. Työllä pitää olla tavoite. Ajanhallinta ei myöskään voi olla yhden ihmisen kontolla vaan siitä pitää sopia työpaikalla yhdessä. Mitkä ovat työpaikan pelisäännöt esimerkiksi sähköposteista?

– Kukaan ei voi yksin vastata kahteensataan sähköpostiin päivässä. Työpaikan pelisäännöt on tehtävä selviksi: saako olla viikon sähköpostipaastolla, jos on esimerkiksi tärkeä kirjoitustyö kesken.

Perusasia on, että erilaisille töille varataan oma, itselle sopiva aikablokki. Jollekin on helpompi keskittyä aamupäivällä tärkeään työhön ja tehdä iltapäivällä silppua, joku taas haluaa tehdä asiat toisinpäin.

Työterveyslaitoksella toteutettiin vuosina 2014–2016 tutkimushanke ajanhallinnasta asiantuntijatyössä.

– Ihmiset kertoivat, että hektisestä, reagoivasta työstä ja touhottamisesta on vaikea siirtyä keskittymistä vaativaan, rauhalliseen työtehtävään, Toivanen kertoo.

 

Työtä helpottamaan on kehitetty erilaisia ajanhallintatekniikoita. Auttavatko ne oikeasti?

– Ne voivat toimia hyvin sen jälkeen, kun tietää, mitä pitää tehdä. Esimerkiksi pomodoro-tekniikka toimii monentyyppiseen pulmaan. Tekee vaikka kaksi pomodoro-pätkää eli keskittyy 25 minuuttia yhteen työhön, pitää viiden minuutin tauon ja tekee sitten toiset 25 minuuttia keskittymistä vaativaa, yhtä työtä, Minna Toivanen sanoo

Nelikenttä puolestaan sopii Toivasen mielestä hyvin oman työn analyysiin. Jokaisen olisi hyvä miettiä omaan työhönsä sisältyvien työtehtävien tärkeysjärjestystä.

– Ihminen ajautuu helposti tekemään jotakin, mikä ei ole oman työn kannalta relevanttia ja järkevää, esimerkiksi vastaa sähköpostipyyntöön, joka ei oikeastaan ole itselle kuuluva asia. Työssä pitäisi tehdä fiksuja asioita eikä epäolennaisia, muuten työn määrä voi paisua ja syntyä kaaos. Projektipäällikön tai esimiehen kanssa yhdessä on hyvä käydä keskusteluja, millaisia ongelmia omassa työssä on.

Keskittymistä vaativiin töihin perinteinen etätyö on hyvä, jos se on työn kannalta mahdollista. Sitäkin pitää Toivasen mukaan miettiä työpaikkatasolla ja pohtia, milloin etätyötä tekevät ihmiset tapaavat toisiaan, onko esimerkiksi maanantai kaikille toimisto- ja palaveripäivä.

Omaan kalenteriin on hyvä miettiä paikka myös ajan ja työn suunnitteluun sekä jättää tyhjää tilaa yllätyksille tai ennakoimattomille asioille.

 

Kun ajanhallinta on hukassa ja työ käy raskaaksi, seuraukset voivat olla ikäviä. Työterveyslaitoksen tutkimushankkeessa ihmisillä oli esimerkiksi riittämättömyyden kokemuksia ja palautuminen oli vaikeaa.

– Oli ärtyisyyttä, uniongelmia, väsymystä ja muita oireita. Multitaskaamista tekevillä oli esimerkiksi enemmän uniongelmia sekä muistin tai keskittymiskyvyn heikkenemistä kuin muilla, Minna Toivanen kertoo.

Oireilu saattoi vaikuttaa myös perhe-elämään. Osa haastatelluista koki, että ei kyennyt olemaan läsnäoleva vanhempi ja aikaa perheelle oli liian vähän.

Joskus syntipukki aikakaaokseen voi löytyä peiliin katsomalla. Usein ihminen itse keskeyttää työnsä – pitäisi kirjoittaa mutta meneekin tyhjentämään tiskikonetta tai katsomaan Facebookia.

Tässä on kyse mentaaliajanhallinnasta eli niin sanotusta mielen aikajärjestyksestä.

– Mieli työskentelee milloin ja miten työskentelee, moni kokee sen antoisana mutta myös haastavana. Mentaaliajanhallintaa voisi yrittää parantaa esimerkiksi keskittymisharjoituksilla. Toki joskus vapaalle mielenvaeltelullekin on hyvä varata oma aikansa, etenkin luovassa asiantuntijatyössä, Toivanen vinkkaa.

Tämä sisältö on vain tilaajille.

Tilaa Keskisuomalainen verkko joka päivä 15 eur. / 3 kk kestotilauksena

Tilaa tästä!

Jos olet jo tilaaja, .