Myyntisihteeri on välitystoimiston sielu – monipuolisiin työtehtäviin kuuluu niin ruuvien kiristämistä kuin laskutuksen hoitamistakin

Myyntisihteeri on välitystoimiston monitaituri – sielu.

Käytännössä hän tietää myyntikohteista kaiken, usein enemmän kuin välittäjät, ja päivittää tiedot yrityksen kotisivuille. Hän hoitaa toimiston rutiinit ja paperityöt sekä huolehtii, että arki sujuu kitkatta.

Perustöidensä lisäksi sihteeri jopa kasaa huonekaluja ja tietenkin huolehtii, että aina on tuoretta kahvia. Ilman huumoria ei pärjäisi.

Enberg LKV:n Hannele Enberg on tehnyt sihteerin töitä lähes kolme vuosikymmentä, vuodesta 1993 alkaen.

– Mieheni Jari perusti Marjut Marjomaa-Nyyssösen kanssa välitystoimiston. Olin juuri jäänyt työttömäksi ja he palkkasivat minut. Olen viihtynyt tosi hyvin. (Tämä on) mielenkiintoinen, alati muuttuva ala, Hannele sanoo.

– Tehtäväni ovat muuttuneet paljon siitä, mitä ne olivat aloittaessa. Alussa kaikki kirjoitettiin kirjoituskoneella ja arkistoitiin papereina. Ei ollut tietokoneita.

Nykyään kaikki on sähköistä. Välittäjät tekevät paljon sitä työtä, mitä minä tein aiemmin. Edelleen liitän valokuvat ja pohjakuvat kohteiden tietoihin, muut tiedot useimmat välittäjistämme vievät itse koneelle. Hoidan lehti-ilmoitusaineistot ja kirjanpitäjän kanssa hoidetaan laskuasiat ja palkat. Yritän pitää huolta toimiston yhteisten tilojen yleissiisteydestä ja kaupassa käynnistä. Teen normaaleja toimistotehtäviä ja sekalaisia välittäjien pyytämiä juttuja.

Hannele on suorittanut LKV-tutkinnon.

– Mielestäni sihteerin on hyvä tietää kiinteistönvälityksestä yhtä paljon kuin välittäjän. Pitää myös ylläpitää tietojaan, koska aina tulee muutoksia ja uusia käytäntöjä.

Välittäjällä ja sihteerillä pitää olla selkeä työnjako.

– Tällaisessa avotoimistossa mikä meillä on, olen aika hyvin koko ajan kartalla siitä, mitä kohteissa tapahtuu.

Kiinteistömaailman Anne Byman on toiminut myyntisihteerinä 11 vuotta.

– Ystäväni Danske Bankista vinkkasi avautuvasta sihteerin paikasta ja olen viihtynyt työssäni.

Anne kertoo, että sihteerit hoitavat käytännössä kaiken niin sanotun paperityön kohteiden selvittelystä alkaen.

– Syötämme kohteet järjestelmään, laadimme esitteet, hoidamme kaupan selvitystyöt kauppakirjoineen sekä ilmoitukset isännöitsijälle ja verottajalle. Tämän lisäksi (hoidamme) arkistot, toimistotarviketilaukset ja mainokset nettiportaaleissa ja lehdissä. Työmme on kokonaisvaltaista ja sen myötä vapautamme välittäjien ajan itse myyntityöhön ja asiakkaiden palvelemiseen.

– Itse pidän siitä, että sihteereille annetaan vastuuta. Onhan tässä työnsarkaa ja kiireisinä päivinä sekä viikkoina sitä voisi karsia. Oma työmentaliteettini on aina ollut, että teen, mitä minulle osoitetaan ja vähän päälle.

Anne sanoo vuosien varrella tehneensä muutamia asuntokauppoja. Vuokravälitystä hän teki reilun vuoden verran, mutta nykyisin ei myynti- tai vuokratyöhön löydy aikaa.

– Olen YO-merkonomi ja tradenomi, myös LKV-tutkinto löytyy. Koulutukseni on oivallinen tähän työhön, mutta en missään nimessä näe tätä ainoana vaihtoehtona. Oleellisinta on kiinnostus ja tiedonjano alaan sekä tarkkuus ja ahkeruus.

Välittäjän ja sihteerin välinen arvostus toistensa töitä kohtaan on oleellista.

– Kun molemmat puhaltavat yhteen hiileen toisiaan tukien ja samaa tavoitetta kohti, yhteistyö näyttää parhaita puoliaan, Anne uskoo.

OP Kodin sihteereistä Terhi Rauhala on toiminut alalla yli 25 vuotta, Hanna Puttosella tulee 18 vuotta täyteen.

– Aloitin vuonna 1994 harjoittelun Huoneistokeskuksessa ja sille tielle jäin. Työ kehittyy niin paljon, että aina on jotain mielenkiintoista uutta, Terhi kertoo.

Hanna harjoitteli Asuntogalleriassa, josta tie vei OP-Kiinteistökeskukseen.

– Tänne sainkin jäädä. Olen viihtynyt ja saanut mukana seurata alalle tulevia muutoksia.

Terhi ja Hanna kertovat, että työhön kuuluu paperihommista IT-tuen tehtäviin, välillä jopa huonekalujen kasaamisesta mainosmateriaalin tuottamiseen.

– Melkein jokainen päivä on erilainen. Siihen kuuluu asiapapereiden tilaamista, uusien toimeksiantojen viemistä järjestelmään, myynti- ja ostoreskontran hoitamista sekä hankintojen tekemistä. Lähestulkoon kaikkea mitä vaan pitää tehdä, jotta asiat pyörisivät sujuvasti, Terhi sanoo.

Hanna vahvistaa monipuolisuuden.

– Itse avustan välittäjiä paljon uudistuotannon tehtävissä, mikä on mielenkiintoista ja mukavaa. Myös lehti-ilmoitusten teosta tykkään. Vuosien aikana on tullut paljon uutta ja paperiset arkistoinnit ovat vaihtuneet sähköisiin. Aamulla ei voi sanoa, mitä päivään kuuluu, Hanna kertoo.

Terhi on koulutukseltaan yo-merkonomi.

– LKV-tutkinnosta olisi hyötyä, mutta mielestäni vielä enemmän tarvitaan osaamista tietotekniikassa. Koulutusta tarvitaan, jotta pysyy kehityksen mukana kaikilla osa-alueilla kuten sähköisen kaupankäynnin muutoksissa.

Hanna on valmistunut merkonomiksi.

– Vuosien tekeminen on tuonut varmuutta. Ala muuttuu teknillisemmäksi ja siihen voi aina kouluttautua lisää. Paperikuvat kopioituna esitteelle eivät digitaalimaailmassa ole se juttu kuin aiemmin. On ollut hienoa elää mukana paperikuva-ajasta nykyiseen, jolloin tehdään muun muassa digistailauskuvia ja visuaalisuus sekä markkinointi on mullistunut.

Terhi auttaa välittäjää perusasioissa, jotta tälle jää aikaa hoitaa asiakaskontakteja ja käytännön järjestelyjä liittyen kauppoihin, hankintakäynteihin ja esittelyihin. Eikä välittäjän tarvitse olla niin paljon tietokoneen äärellä.

Perusasioiden rinnalla Hanna korostaa yhteistyötä.

– Tärkein on varmasti luottamus (siitä), että kaikki on valmiiksi hoidettu ja paperit on tehty, kun ne on pyydetty. Näin välittäjä saa aikaa tärkeimpään tehtäväänsä eli asiakkaan palveluun ajan kanssa.

– Ja tietenkin se että aina on kahvia, Hanna lohkaisee.

Jenna Muilu aloitti LKV Savolinin sihteerinä tammikuussa 2019.

– Minulla oli kaipuu pois kaupan vuorotyöstä pienten lasten vuoksi ja parin mutkan kautta päädyin Savolinille haastatteluun. Olen päässyt tekemään kaikenlaista ja kokeilemaan välitystyön eri puolia, mikä auttaa viihtymään. Mahtavat tyypit ympärillä ovat eniten vaikuttaneet viihtymiseen. Tavoitteena on aina oppia lisää ja kehittyä siinä, mitä tekee.

Jennaa kutsutaan leikkisästi ”firman aivoiksi”.

– Se kuvaa myyntisihteerin toimenkuvaa. Yritän pitää langat käsissä, olla perillä kaikesta, mitä ympärillä tapahtuu ja toimia välittäjien työtä helpottaen. Olen yhteydessä asiakkaisiin, hoidan kohteiden myyntiinlaittoa, kaupan valmisteluja, juoksevia asioita, laskutusta ja nojatuolien ruuvien kiristämistä. Eipä taida olla hommaa, joka ei hoituisi! Minulla on myös päävastuu vuokrakohteista. Välillä tuntuu, etteivät tunnit riitä kaikkeen, mutta tarvittaessa siirretään hommia tai tehdään yhdessä kollegoiden kanssa, jottei kenenkään kuorma kasvaisi liian suureksi.

– Muutamia kiinteistö- ja asuntokauppojakin olen tehnyt, mutta pääpaino on vuokraus- ja toimistotyössä, Jenna jatkaa.

Hän uskoo, että koulutusta enemmän merkitystä on asenteella.

– LKV-tutkinto auttaa pääsemään välitystoimintaa ohjaavan lainsäädännön ytimeen ja kauppakirjojen tai sopimusten tekeminen voi olla helpompaa, mutta nämä asiat oppii ilman alan koulutustakin. Hyvät sosiaaliset taidot sekä kielitaito auttavat aina, sähköisen asioinnin lisääntyessä tietoteknisten taitojen pitää olla nykyaikaisella tasolla. Itse suoritin LKV-tutkinnon syksyllä 2020, lisäksi olen hallintotieteiden maisteri julkisoikeudesta. Lakiteksti oli siis tuttua ja pohjakoulutus auttoi LKV-tentissä.

– Kommunikaatio välittäjien kanssa on kaiken ydin. Sen unohtumisen huomaa työarjessa nopeasti ja langat saattavat lipsua käsistä. Kun maltetaan pysähtyä hetkeksi ja vaihtaa ajatuksia, niin homma soljuu mukavasti. Itselleni on tärkeää, että työkavereiden kanssa voi jutella muustakin kuin työjutuista – kun on perillä kaverin persoonasta ja toimintatavoista, on yhteistyökin helpompaa. Huumorintajuakin tässä työssä on hyvä olla.

Juttu on julkaistu aiemmin Kotipeili-ilmoitusliitteessä, joka on Keskisuomalaisen välissä ilmestyvä asuntokaupan erikoislehti.

Etusivulla nyt

Luetuimmat

Palvelut